Tietosuojaseloste - Työnhakijarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE - TYÖNHAKIJAREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

FremantleMedia Finland Oy (myöhemmin ”Fremantle”)

Televisiokatu 4, 00240 Helsinki

Y-tunnus: 1082125-9

Puhelin: +358 (0)207 567 800

2. Yhteyshenkilö rekisterissä koskevissa asioissa

FremantleMedia Finland Oy

Laura Rislakki

Televisiokatu 4, 00240 Helsinki

+358 (0)207 567 700

3. Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen Fremantlen työntekijöiden rekrytoinnissa sekä työsuhteen luomisessa ja ylläpitämisessä.

Henkilötietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioinnissa ja valitsemisessa avoinna oleviin työtehtäviin Fremantlen eri tuotannoissa.

Käsittelyn peruste on työnhakijan tietojen käsittelylle antama suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään työnhakijoista ainoastaan edellä kohdassa 4 määritellyn käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät henkilötiedot.

Rekisteriin kerätään työnhakijoista tietoryhmittäin seuraavat tiedot:

Työnhakijan perustiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Kotiosoite
• Postinumero ja toimipaikka
• Syntymäaika
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Valokuva

Koulutus ja kokemustaidot

Koulutus, kielitaito, käydyt kurssit, ammatti, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, nykyinen sekä aiemmat työsuhteet sekä niiden kesto ja laatu sekä työnhakijan nimeämät suosittelijat.

Työnhakijan toiveet

Toiveet työhön sijoittumisesta ja työpaikasta, palkkatoive, toivottu työntekopaikka, toivottu työn aloittamis- sekä päättymisajankohta, muut toiveet.

6. Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään työnhakijalta itseltään hänen suostumuksellaan. Työnhakijalta kerättävät tiedot koostuvat työnhakijan Fremantlen kotisivuilla olevan työnhakulomakkeen kautta toimittamasta alustavasta hakemuksesta, työ- koulu- ja muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa antamista tiedoista.

Tietoja voidaan lisäksi kerätä työnhakijan hakemuksessaan nimeämiltä suosittelijoilta.

7. Tietojen säilyttämisaika

Fremantle säilyttää henkilötietoja työnhakijarekisterissä 3 vuoden ajan hakemuksen jättöpäivästä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Työnhakijatietoja ei luovuteta Fremantlen tai Fremantlen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Työnhakijatietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Fremantle noudattaa henkilötietojen käsittelyssä hyvää tietojenkäsittelytapaa, lakeja ja viranomaisten ohjeistuksia.

Työnhakijarekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevät vain Fremantlen erikseen määrittelemät henkilöt sekä Fremantlen toimeksiannosta palveluita ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Digitaalinen aineisto on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä, ammatinharjoittajalla tai yhteistyökumppanilla. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

10. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät työnhakijan oikeudet

10.1 Työnhakijan oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Työnhakijalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Fremantlen työnhakijarekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

10.2 Työnhakijan oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Työnhakijalla on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Korjauspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Työnhakijalla on myös oikeus vaatia Fremantlea rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun työnhakija odottaa Fremantlen vastausta tietojensa oikaisemisesta tai poistamista koskevaan pyyntöön.

10.3 Työnhakijan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Fremantle ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10.4 Muut oikeudet

Henkilötietoja käsiteltäessä työnhakijan suostumuksen perustuen, työnhakijalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Fremantlelle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työnhakijan tulee ottaa yhteyttä Fremantleen kirjallisesti osoitteeseen:

FremantleMedia Finland Oy

Televisiokatu 4, 00240 Helsinki

Fremantle voi tarvittaessa pyytää työnhakijaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja työnhakijan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.